MP-9 Satınalma Siparişi

Satınalma siparişleri, tedarikçiden önümüzdeki dönemde fabrika veya depomuza varışı planlanan ürün miktarlarıdır. Zaman içinde tedarikçiden teyitleri alınır, yola çıkar, depomuza varışı gerçekleşir. Bazen, belli bir sipariş birkaç parça halinde ve farklı tarihlerde sevk edilebilir. Veya tedarikçiyle anlaşılıp varış tarihi ve/veya miktarında revizyon yapılabilir. Envanter yönetimi için, siparişlerin güncel tutulması çok önemlidir.

Bu dökümanda, planlama sürecinin önemli bir parçası olan satınalma siparişlerini nasıl gireceğimiz ve güncelleyeceğimizi göreceğiz.

Veri Girişi

Arkhon’da malzeme planlama profilimizi yarattıktan sonra “Arkhon Mat Data” ribbonundan “Purchase Order” grubundan “Format” tuşuna basıp satınalma siparişlerini gireceğimiz sayfayı açabiliriz. Aşağıda, bu şekilde açılmış ve doldurulmuş bir örneğini görebilirsiniz.

Bilgi gireceğimiz kolonların açıklamalarını aşağıda görebilirsiniz. Sürecin düzgün çalışması için veri girişi zorunlu olan kolonlar yeşille işaretlenmiştir.

1. Product_Code: Ürünün şirket içinde kullanılan kodu.

2. Product_Description: Ürünün şirket içinde kullanılan açıklaması.

3. Product_SubGroup: Ürünün bağlı olduğu alt grup. Arkhon’u etkilemez, bilgi amaçlı girilmelidir.

4. Supplier: Siparişin açıldığı tedarikçi. Buraya yazılan tedarikçi kodu, Master Data’da verilen tanımla aynı olmalıdır.

5. Project: Siparişin açıldığı proje. Eğer ürün sadece proje bazında kullanılıyorsa, burada hangi proje için siparişin açıldığı belirtilmelidir.

6. PO_Price: Siparişe özel girilen fiyat. Finansal raporlarda bu sipariş için kullanılan fiyattır. Eğer girilmezse, Supply Costing’de yer alan fiyatlandırmayı kendisine baz alır.

7. UoM: Ürünün satınalma birimi. Arkhon’u etkilemez, bilgi amaçlı girilmelidir.

8. Order_Original: Siparişe girilmiş ilk miktar. Zaman içinde siparişin miktarı revize edilebileceği için bu ilk miktar bu kolonda kayıt altına alınacaktır. Arkhon’u etkilemez, bilgi amaçlı girilmelidir.

9. Order_Remaining: Siparişin revize miktarı. Sipariş, ilk açıldığında “Order_Original” kolonuna yazılan miktarla aynı olmalıdır. Zaman içinde, tedarikçi veya planlamacı kaynaklı, sipariş revize edilirse bu kolondaki miktar güncellenir.

10. RecDate_Orgn: Siparişin orjinal varış tarihi girilir. Değer girilmezse, Arkhon plan periyodunun ilk gününü girer.

11. RecDate_Rev: Siparişin güncel varış tarihi girilir. Sipariş, ilk açıldığında “RecDate_Orgn” kolonu ile aynı olmalıdır. Zaman içinde, miktar revizyonunda olduğu gibi güncellenebilir. Değer girilmezse, Arkhon plan periyodunun ilk gününü girer.

12. RecPeriod: “RecDate_Rev” kolonuna girilen tarihin, periyodunu gösterir. Kullanıcının veri girmesine gerek yoktur, Arkhon kendisi hesaplar. Seçilen periyot tipi önemlidir. Örneğin planlama periyodu “M” seçildiyse ve siparişin varış tarihi 15/08/2023 ise, bu tarihin ayı; yani 8 görünür.

13. RecYear: “RecDate_Rev” kolonuna girilen tarihin yılını gösterir.

14. Status: Satınalma siparişinin güncel statüsü girilir. Alabileceği değerler aşağıda görülebilir.

    1. “***”: Varsayılan değeridir. Arkhon, veri girilmez bunu varsayar.

    2. “NOT”: Sipariş açılıp tedarikçiye gönderilmiştir, fakat daha tarih ve miktar onayı alınmamıştır.

    3. “OK”: Sipariş açılıp tedarikçiye gönderilmiştir ve teyitleri alınmıştır.

    4. “IN-TRANSIT”: Sipariş, tedarikçiden yola çıkmıştır. Varış süresi kontrolleri için önemli bir ayrımdır, planlama raporlarında tekrar döneceğiz.

    5. “CUSTOM”: Tedarik yurtdışından yapılıyorsa ve sipariş gümrüğe vardıysa seçilir. Özellikle, antrepo veya gümrük alanında uzun süre beklemesi gereken mallar için kullanılır.

    6. “PO-HOLD”: Askıya alınan siparişler için kullanılır. Bu statüye sahip siparişler planlama sürecinde dikkate alınmaz.

    7. “TRANSFER-FROM”: Bir şirketin birden tesisi varsa ve bunların arasında malzeme transferi yapılıyorsa kullanılır. Tesisten çıkıp başka bir yere gidecek olan ürünler için bu statü kullanılır.

    8. “TRANSFER-TO”: Yukarıdaki maddeyle benzer koşullarda kullanılır. Bu versiyon, tesise dışarıdan gelecek ürünler için kullanılır.

    9. “ARRIVED”: Varış yapan satınalma siparişleri için kullanılır. Bu siparişin daha ödemesi yapılmamıştır. Bu statüye sahip siparişler, ödeme raporunda önemli bir yer tutar.

    10. “ARRIVED-PAID”: Satınalma siparişi varmış ve ödemesi yapılmıştır. Sistemde, geçmiş dönem alım miktar ve maliyetlerinin raporlanması için kullanılır.

15. Contract_No: Satınalma sistemi kontratlarla yönetiliyorsa, buraya siparişin hangi kontrata bağlı olduğu girilebilir. Daha detaylı bilgi için MP-7 Kontrat dökümanına bakılabilir.

16. Check_For_Contract: Satınalma sistemi kontratlarla yönetiliyorsa, Arkhon bu kolona siparişin hangi kontrata bağlanabileceği belirtir. Veya bağlı olduğu ile ilgili bir problem varsa açıklar. Planlama süreci içinde kontrat yönetiminde daha detaylı ele alınacaktır.

17. Comments: Kullanıcının siparişler hakkında çeşitli bilgi girip saklaması için kullanılır. Sisteme bir etkisi yoktur. Devamında gelen kolonlar için de aynı durum söz konusudur.

Eğer bir satınalma siparişi iki parçaya bölündüyse ve farklı tarihlerde varacaksa; Arkhon’da bu sipariş için ayrı bir satır açılıp ürün kod, tedarikçi ve proje bilgileri aynı kalacak şekilde miktar ve varış tarihleri girilebilir. Bir sipariş istenildiği kadar parçaya bölünebilir. Arkhon, planlama süreçlerinde bunları bir araya getirecektir.

<< Önceki Bölüm Sonraki Bölüm>>