MP-45 Kontrat Raporu
- Utkan Ekinci
- Feb 5, 2024
- 3 min read
Bu eğitimde kontrat raporunun nasıl hazırlandığını göreceğiz.
Veri Girişi
Bu raporun çalışabilmesi için Arkhon’un ihtiyaç duyduğu veriler aşağıda listelenmiştir.
Master Data (Ana Veri)
Kontratla yönetilen malzemelerin parametreleri
Contracts (Kontratlar)
Malzeme bazında açık kontratların bilgileri
Purhcase Orders (Satınalma Siparişi)
Ürün ve tedarikçi bazında açık siparişlerin listesi
Material Plan (Malzeme Planı)
Her bir ürün tedarikçi bazında planlama dönemi boyunca sipariş önerileri
Kontrat Statü Raporu
Raporu çalıştırmak için “Arkhon Mat Plan” ribbonunda “Reports” grubunda “Contract” onay kutusunu onaylayıp, “Run Plan” tuşuna basıyoruz. Arkhon, malzeme planı yanında bize kontratların durumuyla ilgili iki rapor çıkartır. Bunların ilki kontratların durumunuyla ilgili “Contract Status” adında rapordur. Aşağıda bir örneğini görbilirsiniz.
Rapor başlıklarını bakalım.
Contract_No: Kontratların sistemde kayıtlı numara ya da kodu
Agreed_Date: Kontratla ilgili tedarikçiyle anlaşma tarihi
Product_Code: Kontrata bağlanmış malzemenin kodu
Product_Description: Malzemenin açıklaması
Product_SubGroup: Malzemenin bağlı olduğu alt grup
Supplier: Kontratın yapıldığı tedarikçi
UoM: Malzemenin satınalma birimi
Contract_Qty: Kontratta tedarikçiyle anlaşılmış malzeme miktarı
Total_Qty: Kontrata bağlanmış sipariş ve önerilerin toplamı
Total_Consumed: Kontrata bağlı geçmişte kalan tüketilmiş sipariş miktarı
Total_Open_Orders: Kontrata bağlı açık sipariş miktarı
Orders_ToBe_Linked: Kontrata bağlanabilecek sipariş miktarı
Total_Proposals: Kontrata bağlı öneri miktarı
Start_Date: Kontratın başladığı tarih
End_Date: Kontratın bittiği tarih
Valid_From_Period: Başlangıç tarihinin periyodu
Valid_From_Year: Başlangıç tarihinin yılı
Valid_To_Period: Bitiş tarihinin periyodu
Valid_To_Year: Bitiş tarihinin yılı
Cover_Date: Kontrata bağlı sipariş ve önerilerin en son tarih. Kontratın son kapsama tarihi.
Cover_Period: Kontratın son kapsama tarihinin periyodu
Cover_Year: Kontratın son kapsama tarihinin yılı
Status: Kontratın statüsü
Comments_1: Kontrat hakkında açıklamalar
Comments_2: Kontrat hakkında açıklamalar
Temp_Contract_No: Kontratın geçici tanımı
Bu uzun ve detaylı raporda kontratlarla ilgili bir çok bilgiyi alırız. Statüsünde “OPEN” yazan açık kontratlara ne kadar varış yapmış ve açık siparişin bağlı olduğunu, önümüzdeki planlama döneminde açılacak siparişlerin ne kadarının bağlanabileceğini görürüz. Ayrıca, bu rapor herhangi bir kontrata bağlı olmayan siparişlerin ne kadarının bu kontratlara bağlanabileceğini de paylaşır. Kontartın açık olduğu tarih aralığı ve miktarına göre kontrollerini yapıp, “Comments_1” ve “Comments_2” kolonlarında çeşitli bilgiler verir. Bunlardan üç tanesi kontrat yönetimi için önemlidir;
Linked POs dispatch dates are beyond valid date range => Kontrata bağlı olan bazı siparişlerin, bu kontratın açık tarihleri dışında kaldığını belirtir. Örneğin, kontrat Ocak ayı için açıksa, fakat siparişin çıkışı Şubat ayında olacak bu şekilde bir hata mesajı alınır.
Linked POs quantity is greater than contract qty => Kontrata bağlı siparişlerin toplam miktarı, kontratın kabul edebileceğinden yüksektir. Bazı siparişlerin kontrattan çıkartılması veya kontrat limitinin arttırılması gerekir.
% surplus added to the contract quantity. => Kontrat açılırken belli bir yüzdeyle miktarı arttırılmıştır. Bu artışın sebebi, zaman içinde kontrat açılacak dönemin tedarik miktarlarındaki artışı da karşılayabilmesidir. Aksi takdirde, konratların miktarları planlama dönemindeki her değişimle revize edilmek zorundadır.
Arkhon, mevcut kontratların analizlerini tamamladıktan sonra, eğer ihtiyaç varsa yeni kontratlar da açar. Bu kontratlara, herhangi birine bağlı olmayan ama Master Data’da kontratlarla çalışması istenen malzeme siparişlerini ve planlama dönemi boyunca önerilen miktarları bağlar. Bu ve benzeri kontrolleri nasıl yapacağı Master Data’da belirtilir. Aşağıda bunun bir örneğini görebilirsiniz.
Master Data’nın son üç kolonunda kontrat yönetimiyle ilgili bilgiler verilir. Burada göreceğimiz gibi tedarik edilen bütün malzemeler (SFG’ler değil) kontratla yönetiliyor. “Contract_Cover_Period” kolonunda göreceğimiz gibi bu malzemelere bağlanan kontratların 4 periyotluk dönemi kapsaması istenmiş. Örneğin, haftalık çalışan bir planlama sisteminde her bir kontratın 4’er haftayı karşılayacağı şekilde açılması isteniyor. Fakat, bütün planlama dönemi için bu kontratlar hazırlanmaz. Sadece termin süresi yani Leadtime değerine bu kontrat kapsama dönemi eklenip toplamı kadar süre için bu çalışma yapılır. Örneğin termin süresi 10, kontrat kapsama dönemi 4 hafta ise toplam 14 haftalık dönemde kontratların olması beklenir, yoksa yenileri hazırlanır. Son olarak da “Contract_Surplus” kolonuyla yeni hazırlanan kontratlarda öneri miktarlarının üstüne ne kadar pay konacağı belirlenir. Örneğin, “Mat_Code_2” kodlu ürün için 4 haftalık dönemde öneri miktarı 100 ise, bu kolona girilen %50 verisiyle kontratın toplam miktarı 150 olur.
Açık siparişlerin kontratlarla olan bağlantıları analiz edildikten sonra Arkhon, bağlı olmayan yada yanlış bağlanmışlarla ilgili “Orders Not Linked” adında bir liste hazırlar. Aşağıda bir örneğini görebilirsiniz.
Bu listede bağlandığı kontratla arasında uyumsuzluk olan ve hiçbir kontrata bağlı olmayıp bağlanması gerekenleri görebiliriz. Yukadıradaki listede ilk siparişin, bağlı olduğu “Cont-1” adlı kontratın tarihleriyle uyumlu olmadığını görüyoruz. Bu siparişin çıkış yaptığı tarih, kontratın açık olduğu tarih aralığının dışında kalmış. Bu analiz için Arkhon, siparişin varacağı tarihten Master Data’da belirtilmiş lojistik süresini çıkartır ve tedarikçinin tesisinden ne zaman çıkacağını belirlemiş olur. Bu tarih üzerinden de kontratla ilgili analizini yapar.
Diğer siparişlerin belli bir kontrata bağlı olmadığını görüyoruz. Eğer açık kontratlardan birisi bu siparişleri alabilecek durumdaysa bu raporda onu belirtir. Aksi takdirde yenilerini hazılar ve siparişleri onlara bağlar. Bu yeni kontratları da ilk paylaştığımız tabloda statüsü “NEW” olacak şekilde paylaşır.
Siparişler kontratlara Purchase Order sayfasında bağlanır. Aşağıda bir örneğini görebilirsiniz.
“Contract_No” kolonuna kontratın siparişini girmek yeterlidir. Arkhon, kontrat raporunu çalıştırırken bu kolonda gördüğü numara veya kodla eşleştirip analizlerini yapar.